Ping! Tervetuloa työpajaan

Miten reagoit, kun sähköpostiisi saapuu kutsu työpajaan? Huokaatko syvään – taas jotain muka-kivaa, pakko-osallistavaa tekemistä ja pari tuntia pois tehokkaasta työajasta? Vai innostutko mahdollisuudesta päästä vaihtamaan ajatuksia tuttujen ja kenties tuntemattomienkin ihmisten kanssa?

Meillä jokaisella on varmasti monenlaisia kokemuksia työpajojen hyödyllisyydestä. Aina tuo hyödyllisyys ei osallistujille avaudu, jos työpajan ja sen ympärillä olevan muun työprosessin tavoitteita ei ole kommunikoitu onnistuneesti. Huonosti suunniteltu tai vain itsetarkoituksellisesti järjestetty työpaja voi myös rehellisesti olla pelkkää pullansyöntiä ja ajanhukkaa.

Heikosti fasilitoiduissa työpajoissa vallitsevat hierarkiat tai hallitsevat persoonat syövät tilan toimivalta keskustelulta ja aidosti lisäarvoa synnyttävältä yhteiseltä työskentelyltä. Työpajan onnistunut toteutus vaatiikin paljon taitoa, tietoa ja valmistautumista jo ennakkoon. 

Me käytämme työpajoja paljon, sillä ne ovat toimiva väline monenlaisen tiedon sekä havaintojen keräämiseen ja työstämiseen. Työpajassa voidaan hahmottaa muutostarpeita tai edistää tunnistettua, tarvittavaa muutosta, ratkaista ongelmia tai jalostaa tietoa ja ideoita. Käsiteltävien asioiden lisäksi työpajat kertovat paljon myös osallistujistaan ja antavat tilaisuuden vaikuttaa heihin. Työpajalla voidaan sitouttaa ja motivoida sekä lisätä ymmärrystä ja keskinäistä luottamusta. Työpaja on myös hyvä paikka havainnoida yhteistä toimintakulttuuria.

Me emme tarjoa työpajojamme liukuhihnalta, vaan suunnittelemme jokaisen kappaleen huolellisesti erikseen. Hyödynnämme työpajoissa erilaisia toimiviksi todettuja metodeja ja työkaluja. Työpaja voi olla jonkin uuden alku, jonkin matkan päätös tai kiihdytin ja suunnannäyttäjä keskellä reittiä. Vaikka asiakkaat toivovat meiltä usein nimenomaisesti työpajaa, arvioimme työskentelytavan soveltuvuuden aina tapauskohtaisesti ja suunnittelemme työpajan aina selkeää tavoitetta varten.

Onnistunut lopputulos vaatii osaamista

Hyvin toteutetun työpajan lopputuloksena syntyy paljon tietoa, mutta onnistuminen vaatii tiettyjä asioita. Ensinnäkin työpajan tavoitteen ja tarkoituksen tulee olla selkeitä ja jaettuja, jotta työskentely kulkee kohti haluttua lopputulosta. Tätä varten valmistaudumme itse huolellisesti muodostamalla riittävän käsityksen työstettävän asian ympärillä vallitsevista olosuhteista ja tavoitteeseen vaikuttavista tekijöistä. Valitsemme myös työpajan materiaalit ja työskentelytavat tukemaan sujuvaa työskentelyä ja tavoitteiden saavuttamista. 

Toiseksi, nimensä mukaisesti työpajassa jokaisen tulisi työskennellä – vapaamatkustaminen tai sähköpostien selailu syö muidenkin osallistujien motivaatiota.  Tämän vuoksi valmistelemme myös osallistujat jo ennakolta tai viimeistään työskentelyn alkaessa siihen, mitä heiltä odotetaan. Yhteisen työskentelydraivin ja avointa, rohkeaa ajattelua ruokkivan tunnelman virittäminen työpajan aluksi edesauttaa sitä, että työpajassa ei toisteta pelkästään jo tiedettyä ja tuttua, vaan haetaan myös uusia vastauksia ja vaihtoehtoja. 

Kolmanneksi, työpajaa tulee fasilitoida koko sen keston ajan aktiivisesti ja osaavasti. Meillä on taito kuljettaa, ohjata, pysäyttää, kiihdyttää, haastaa ja kannustaa sekä vaihtaa suuntaa tarpeen mukaan. Maali ja päämäärä ovat aina kirkkaina mielessämme, mutta kokemus tuo meille kyvyn lukea osallistuvan joukon keskinäisiä kemioita ja työskentelyn tunnelmaa ja löytää tarvittaessa myös vaihtoehtoisia reittejä perille pääsyyn.

”Yhteisen työskentelydraivin ja avointa, rohkeaa ajattelua ruokkivan tunnelman virittäminen työpajan aluksi edesauttaa sitä, että työpajassa ei toisteta pelkästään jo tiedettyä ja tuttua, vaan haetaan myös uusia vastauksia ja vaihtoehtoja.”

Onnistunut työpaja vaatii siis ajattelua, läsnäoloa ja aktiivista toimintaa kaikilta osapuolilta: tilaajalta, osallistujilta ja fasilitoijilta. Näitä myös jokaisen meistä kannattaa vaatia, jotta se sähköpostiin kilahtaneen kalenterikutsun vaatima parituntinen jäisi osallistujien mieliin hyvin käytettynä ja tehokkaana työaikana. 

Taitava fasilitointi vapauttaa osallistujat ajattelemaan

Yllä mainittujen lisäksi on myös vielä monia muita asioita, joita tulee huomioida – mutta nekin voit jättää meidän huoleksemme. Työpajat ovat tapahtumia eli järjestettyjä, tavoitteellisia tilaisuuksia, joissa osallistujan tulee voida unohtaa kaikki ympärillä oleva ja uppoutua yhteistyöhön toisten kanssa. Toimivat puitteet ja sujuva fasilitointi antavat työpajaosallistujille mahdollisuuden heittäytyä hetkeen ja keskittyä olennaiseen. 

Me uskomme, että ihmisten välinen kohtaaminen on maailmaa vahvimmin muuttava voima. Tämän takia järjestämme työpajoja vain kasvokkain. Kun saamme koko biologisen käyttöliittymämme työskentelemään toisten vastaavien kanssa, on lopputulos valtavasti monipuolisempi kuin digitaalisissa ympäristöissä toimiessa.

Työpajat tuottavat tilaajalleen arvokasta tietoa päätösten ja muutoksen suunnittelun tueksi. Parhaat työpajat vaikuttavat myös osallistujien mielissä ja ymmärryksessä vielä pitkään työpajan jälkeenkin.